ODPOWIEDŹ GŁÓWNEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Z 10 STYCZNIA 2012 R.

W SPRAWIE OŚWIADCZEŃ KIEROWCÓW DOTYCZĄCYCH DODATKOWEGO ZATRUDNIENIA

Zakres danych osobowych, które pracodawca może pozyskać od pracownika oraz od osoby ubiegającej się o zatrudnienie reguluje art. 22¹ Kodeksu pracy. Szczególną uwagę zwrócić należy na art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którym, pracodawca jest uprawniony do uzyskania od pracownika innych danych osobowych niż określone w art. 22¹ § 1 oraz w art. 22¹ § 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Z kolei na podstawie § 1 ust. 1 wymienionego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia m.in.: wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Za taki właśnie przepis szczególny uznać można art. 24 pkt 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, który od 1 stycznia 2012 r. zobowiązuje pracodawców do uzyskania od kierowcy oświadczenia na piśmie:

„a) o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy,

b) o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu.”

Do 1 stycznia 2012 r. ustawa o czasie pracy kierowców zobowiązywała pracodawców do odebrania pisemnego oświadczenia dotyczącego jedynie wymiaru zatrudnienia kierowcy albo o jego niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy. Od 1 stycznia 2012 r. pracodawca jest dodatkowo zobowiązany uzyskać od kierowcy informację o przeciętnej tygodniowo liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu.

Należy w związku z tym stwierdzić, że obowiązek uzyskania od kierowcy pisemnego oświadczenia istniał już wcześniej. Od 1 stycznia 2012 r. rozszerzeniu uległ jedynie jego zakres - o informacje, które wydają się mieć istotne znaczenie z punktu widzenia zatrudnienia kierowcy u danego pracodawcy.

Choć przepisy nie rozstrzygają tego wprost, złożenie takiego oświadczenia może nastąpić zarówno przed nawiązaniem stosunku pracy, jak i już po jego zawarciu. Posiadanie przez pracodawcę takich danych jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy może być bowiem istotne ze względu na podejmowanie decyzji o zatrudnieniu danego pracownika lub określanie wymiaru czasu jego pracy. Należy bowiem zwrócić uwagę, iż tygodniowy czas pracy pracownika - kierowcy nie może przekraczać, łącznie z godzinami nadliczbowymi, przeciętnie czterdziestu ośmiu godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Tygodniowy czas pracy może jednak ulec przedłużeniu do sześćdziesięciu godzin, pod warunkiem że średni tygodniowy czas pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nieprzekraczającym czterech miesięcy, nie będzie większy niż czterdzieści osiem godzin. Wymiar ten obowiązuje również kierowcę zatrudnionego u więcej niż jednego pracodawcy, co oznacza, że wymiary czasu pracy u wszystkich pracodawców łącznie, nie mogą być od niego większe.

Zatem uznać należy, że pracodawca ma prawo pozyskiwać od kierowcy, którego zatrudnia lub zamierza zatrudnić, oświadczenia dotyczącego zatrudnienia u innego pracodawcy lub wykonywania jakichkolwiek czynności na innej podstawie niż stosunek pracy, do czego jest uprawniony na podstawie wskazanych wyżej przepisów szczególnych. Takie działanie nie narusza ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Stosownie bowiem do jej przepisów, przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2).

Uznać jednak należy, że pozyskiwanie powyższych informacji od innych podmiotów lub osób nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach. Pracodawca, podejmując decyzję o zatrudnieniu kierowcy i określając wymiar czasu jego pracy, powinien bowiem bazować na oświadczeniu kierowcy.

Pracodawcy wymieniający się informacjami dotyczącymi czasu pracy osób, które zatrudniają lub z którymi współpracują, narażają się m.in. na odpowiedzialność karną z ustawy o ochronie danych osobowych. Jako tzw. administratorzy danych są zobowiązani m.in. do tego, by przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem (art. 26). Za udostępnienie danych osobom nieupoważnionym ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch (art. 51). Z kolei temu, kto przetwarza dane osobowe, do przetwarzania których nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch (art. 49).

Dodatkowo informuję, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych opiniował projekt założeń projektu ustawy o zmianie ustawy o czasie pracy kierowców oraz zmianie ustawy o transporcie drogowym, zgłaszając do niego uwagi. Nie dotyczyły one jednak kwestii oświadczeń, o których mowa powyżej.

Małgorzata Kałużyńska-Jasak
Dyrektor Zespołu Rzecznika Prasowego
Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych